ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure – WBS) به شما کمک می‌کند تا ابعاد (Scope) فعالیت‌های پروژه از طریق دسته‌بندی و ساختاردهی آن‌ها مشخص شود. این رویکرد ضمن آن‌که یک ساختار برای مدیریت پروژه در اختیار می‌دهد، کمک می‌کند جنبه‌های فنی و حل مسئله پروژه روشن شود.
ساختار شکست کار سه مزیت عمده دارد:
پروژه را به بخش‌های کوچک قابل مدیریت و اندازه‌گیری ازنظر پیشرفت تقسیم می‌کند و این اطمینان را ایجاد می‌کند که همه بخش‌های کار در نظر گرفته شده است.
اجازه می‌دهد مدیر پروژه بر اساس فعالیت‌های مشخص‌شده به یک برآورد منطقی از منابع موردنیاز (نیروی انسانی، زمان، هزینه و …) برسد.
توالی گام‌های انجام پروژه روشن می‌گردد که می‌تواند ورودی سایر ابزارهای مدیریت پروژه مانند نمودار گانت (Gantt Chart) شود.
چگونگی ایجاد ساختار شکست کار
معمولاً ساختار شکست کار در قالب یک نمودار درختی و در سه سطح ایجاد می‌شود. گرچه برای پروژه‌های بسیار پیچیده، ممکن است سطح چهارم و حتی پنجم داشته باشید.
در حالت سه سطحی، در سطح اول، اهداف پروژه به‌صورت شفاف روشن می‌آید.
در سطح دوم، فعالیت‌های کلیدی یا خروجی‌های قابل تحویل (Deliverables) برای تحقق آن اهداف، مشخص می‌گردد. منظور از خروجی‌های قابل تحویل، خدمت یا محصول مشخص و قابل تائید است. در این مرحله توصیه می‌کنم از مرور ادبیات و بررسی تجربیات قبلی، برای مشخص کردن فعالیت‌های سطح دو استفاده گردد. برای مثال در پروژه‌های داده‌کاوی استفاده از چارچوبی مانند CRISP-DM می‌تواند برای تعریف فعالیت‌های کلیدی یا خروجی‌های قابل تحویل مفید باشد.
در سطح سوم، برای هر یک از فعالیت‌های لایه دوم، بسته‌های کاری (Work Packages) که برای تحقق آنان ضروری است، تعیین می‌گردد. در تعریف بسته‌های کاری باید توجه شود که شروع و پایان مشخصی داشته باشند، برای همه اعضای پروژه قابل‌فهم باشد، از یکدیگر مستقل باشند، بتوان مدت‌زمان اجرا و منابع موردنیاز آن‌ها را تخمین زد.
بسته‌های کار باید نمایانگر یک واحد معنادار کار باشند. توصیه شده هر بسته کاری نباید بیشتر از ۸۰ ساعت در کل و حداقل ۸ ساعت به‌صورت روزانه طول داشته باشد. اگر طولانی‌تر شد، بهتر است آن را به بسته‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. متقابل اگر کوتاه‌تر است، برخی از بسته‌ها را باهم ادغام کنید.
بر اساس تجربه شخصی، معمولاً چند رفت‌وبرگشت نیاز دارید تا بتوانید به‌صورت کامل ساختار شکست کار را تکمیل کنید. بهتر است در این اصلاح‌ها، پرسش‌های زیر را از خود بپرسید.
آیا با انجام همه خروجی‌های قابل تحویل، اهداف پروژه محقق می‌گردد؟
آیا با انجام همه بسته‌های کاری فعالیت‌های کلیدی یا خروجی‌های قابل تحویل کامل می‌شوند؟
اگر پاسختان به این پرسش‌ها “خیر” است، بهتر است تکمیل ساختار شکست کار را ادامه دهید.
نمونه‌ای از ساختار شکست کار در یک پروژه داده‌کاوی
در اینجا من بر اساس تجربیات گذشته‌ام، مثالی فرضی از ایجاد ساختار شکست کار در یک پروژه داده‌کاوی آورده‌ام. هدف از این پروژه ارائه پیش‌بینی ماهیانه فروش برای محصول شرکت در قالب یک داشبورد است. از مدل CRISP-DM هم برای تعریف فعالیت‌های سطح دوم استفاده کردم. شکل-۱ ساختار شکست کار را برای چنین پروژه‌ای نشان می‌دهد. جهت مشاهده تصویر زیر در ابعاد بزرگتر، روی این لینک کلیک کنید.
در پایان، استفاده از ماتریس واگذاری مسئولیت (RACI) را برای شناسایی ذینفعان پروژه و مسئولیت‌های آنان در اجرای فعالیت‌های مختلف، به‌عنوان یک ابزار مکمل توصیه می‌کنم.
منابع:
Andler, N. (2016). “Tools for Project Management, Workshops and Consulting: A Must-Have Compendium of Essential Tools and Techniques”, John Wiley & Sons