در بیان دلیل استفاده از فایل اکسل محاسبه استهلاک می‌توان عنوان کرد که دارایی‌های ثابت سازمان‌ها و ماشین‌آلات کارخانه‌ها با گذشت زمان فرسوده و غیرقابل استفاده می‌شوند و از ارزش آن‌ها کاسته می‌شود؛ به این کاهش تدریجی ارزش دارایی‌ها که بستگی به عمر آن‌ها دارد، “استهلاک” گفته می‌شود. میزان استهلاکِ دارایی‌های شرکت‌ها و سازمان‌ها توسط حسابداران محاسبه می‌شود. باتوجه به این‌که استهلاک برای شرکت‌ها هزینه محسوب می‌شود، با درج در دفاتر حسابداری می‌توان مالیات‌ کم‌تری پرداخت نمود، اما استهلاکی موردقبول سازمان امورمالیاتی می‌باشد که بر اساس ماده 149 قانون مالیات‌های مستقیم محاسبه شده باشد.

در نتیجه یکی از موضوعات مهم در کار حسابداری، محاسبه استهلاک دارایی‌های ثابت و ماشین‌آلات می‌باشد که باید در پایان ترازنامه سالانه لحاظ شود. شاید هنوز افرادی باشند که از روش‌های دستی و سنتی برای محاسبه استهلاک استفاده می‌کنند، اما با توجه به رشد تکنولوژی و نرم‌افزارهای حسابداری، استهلاک مربوط به دارایی‌های تجاری و واحدهای تولیدی توسط رایانه و فایل اکسل محاسبه استهلاک محاسبه می‌شود.